クラウド契約容量超過時の対応について

はじめに

クラウド版 i-Reporterでは、ご契約環境ごとに「サーバーストレージご契約容量」が定められています。

【サーバーストレージご契約容量】 　ご契約ユーザー数 × 2GB 　※別途容量追加のご契約をされている場合は、この限りではありません。

お客様ごとのご契約容量と現在の使用容量は、i-Repo Managerの「システム管理」＞「ライセンス」でご確認いただけます。

ConMas Manager 8.2.26020より、「サーバーストレージご契約容量」の利用率が70％を超えた場合、i-Repo Manager 画面右下にアラートメッセージが表示されるようになりました。

容量超過を防ぐため、本マニュアルの手順を参考に対応を行ってください。

容量逼迫の原因となるデータ

容量逼迫の原因となるデータは、下記2つです。

• データベースに格納されているデータ 「システム管理」＞「ライセンス」の「データベースご使用容量」として計測されるデータです。 帳票定義や入力帳票、カスタムマスター、図書ファイルなどが該当します。

• outputフォルダ（自動ファイル出力の出力先フォルダ）内のファイル 「システム管理」＞「ライセンス」の「ディレクトリご使用容量」として計測されるデータです。

データ容量を削減するためには、容量逼迫の原因となっているデータを削除する必要があります。

本マニュアルでは、容量の大半を占めるケースが多い「入力帳票」の削除方法と、「outputフォルダ内のファイル」の削除方法をご案内します。

注意事項

対応前に下記注意事項をご確認ください。

• 物理削除されたデータは復元することができません 必要なデータは事前にダウンロードし、i-Reporter以外の場所へ保管してください。 また、残したいデータを削除しないようご注意ください。

• サーバー負荷へのご配慮をお願いいたします 大量のデータを一気に操作すると、システム全体に負荷がかかります。 データのダウンロードや削除を行う際は、各手順に記載された注意事項を遵守していただきますよう、お願いいたします。

• MotionBoard Cloud連携をご利用の場合、下記にご注意ください。 MotionBoard Cloud連携の対象となる入力帳票を削除する場合、「レコードの自動削除：利用しない」の場合でも、連携処理自体は動作する仕様となります。

  短時間に大量の帳票を削除した場合、MotionBoard Cloud連携に時間がかかりますので、本番運用に支障のない時間帯に実施することを推奨します。

入力帳票削除の流れ

入力帳票削除の流れは下記の通りです。 安全に操作をするために、手順に従って入力帳票の削除を行ってください。

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入力帳票のダウンロード

物理削除されたデータは復元することができません。 必要な入力帳票は、削除前にダウンロードを行ってください。

入力帳票をダウンロードする方法には下記の2パターンがあります。

• i-Repo Managerの「データー出力」から手動でダウンロード

• 外部連携Web API を使用してダウンロード

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入力帳票の削除

入力帳票を削除します。 入力帳票の論理削除（ 「ゴミ箱」へ移動）ではデータ容量は削減されません。 必ず物理削除（ 「ゴミ箱」からも削除）も行ってください。

入力帳票を削除する方法には下記の2パターンがあります。

• i-Repo Managerから手動で削除

• 外部連携Web API を使用して削除

入力帳票のダウンロード

物理削除されたデータは復元することができません。 必要な入力帳票は、削除前にダウンロードを行ってください。

入力帳票をダウンロードする方法には下記の2パターンがあります。

• i-Repo Managerの「データー出力」から手動でダウンロード

• 外部連携Web API を使用してダウンロード

外部連携Web API は有料のオプション機能です。

i-Repo Managerの「データー出力」から手動でダウンロードする方法

【手順】

1. i-Repo Managerの「データー出力」タブをクリックします。

2. 「データー出力対象の定義を選択する」画面が表示されます。 ダウンロードしたい入力帳票の元となった帳票定義にチェックを付け、画面右上の「次へ」をクリックします。

3. 「データー出力対象の帳票を選択する」画面が表示され、手順2で選択した帳票定義から作成された入力帳票が表示されています。 ダウンロードしたい入力帳票にチェックを付け、画面右上の「次へ」をクリックします。

   「データー出力対象の定義を選択する」画面で選択した帳票定義に紐づく入力帳票のみが表示されます。 目的の入力帳票が見つからない場合は、帳票定義の選択を見直してください。

4. 「出力項目の選択」画面が表示されます。ファイル形式や出力項目を指定します。 出力項目の指定が完了したら、画面右上の「次へ」をクリックします。

5. 「出力確認」画面が表示されますので、内容を確認します。 内容に問題が無ければ、「帳票データー出力」ボタンをクリックしてダウンロードを開始します。

【注意事項】

• ダウンロードや削除の操作は、1アカウント（1端末）からのみ実施してください。 複数端末からの同時実行は避けてください。

• 1度にダウンロードできる件数には下記制限があります。 この件数を超える場合は、複数回に分けてダウンロードを実施してください。

  • CSV：5000件まで

  • CSV+画像：1000件まで

  • PDF：20件まで

  • Excel：20件まで

データー出力について、詳細は「帳票データー出力機能」をご参照ください。

外部連携Web API を使用してダウンロードする方法

i-Reporteでは外部連携Web APIを通じて、お客様のプログラム上から直接i-Repo Serverにリクエストを行い、帳票データを取得することができます。

【前提条件】

• 外部連携Web API オプションのご契約が必要です。

• お客様にてプログラムの作成が必要です。

• 帳票ダウンロードAPI CSV形式での出力、条件指定による帳票の絞り込みが可能です。

• 帳票ファイル取得API PDF/Excel形式での出力、長い帳票名称や環境依存文字を含む場合に推奨します。

• 多条件指定対応 帳票定義ID、入力帳票ID、ラベルID、日時範囲などの条件で抽出可能です。

• 一括取得処理 お客様プログラム側でループ処理による一括ダウンロードも実現可能です。

詳細は、「外部連携 Web APIＩ／Ｆ仕様書」 ＞ 帳票ダウンロードAPI ＞ 帳票ファイル取得API

をご参照ください。

【外部連携Web API 利用時の制限事項と注意点】

• サーバー負荷を軽減するために、入力帳票を1件ずつ取得することを推奨します。 短時間での大量取得を避けたり、実行時間帯を分散させたりするなど、ご協力をお願いいたします。

• 長すぎる帳票名称や環境依存文字を含む場合は、ダウンロードが失敗する可能性があります。

• 名称制限に抵触する場合は、「帳票ファイル取得API」をお試しください。

入力帳票の削除

入力帳票を削除する方法には下記の2パターンがあります。

• i-Repo Managerから手動で削除

• 外部連携Web API を使用して削除

外部連携Web API は有料のオプション機能です。

i-Repo Managerから手動で削除する方法

i-Repo Managerの「入力帳票」一覧画面から対象の入力帳票を削除（論理削除）した後、ゴミ箱からも削除（物理削除）します。

【手順】

1. i-Repo Managerの「入力帳票」タブをクリックします。

2. 「入力帳票一覧」画面が表示されます。 削除する入力帳票にチェックを付けます。ヘッダーのチェックボックスで全選択も可能です。

3. 入力帳票選択後、画面右上の「ゴミ箱」アイコンをクリックします。 その際、「履歴を含めて削除」/「履歴を残す」の選択画面が表示されます。 特別な理由が無ければ「履歴を含めて削除」を選択してください。 本操作で、入力帳票がゴミ箱へ移動します。（論理削除）

4. ゴミ箱に移動します。 画面左側ツリーで、ラベルの一番下に表示されている「ゴミ箱」をクリックします。

5. 削除する入力帳票にチェックを付けます。ヘッダーのチェックボックスで全選択も可能です。

6. 画面上部の「×」アイコンをクリックして、選択した入力帳票を物理削除します。

【注意事項】

• ダウンロードや削除の操作は、1アカウント（1端末）からのみ実施してください。 複数端末からの同時実行は避けてください。

• 一括大量削除は避け、1操作当たり100件程度を目安に、分割して削除を実施してください。

• 「ゴミ箱」から削除（物理削除）した入力帳票は復元できません。

• 入力帳票の論理削除（ 「ゴミ箱」へ移動）では、データ容量は削減されません。 必ず物理削除（ 「ゴミ箱」から削除）も行ってください。

• 「ゴミ箱」内で入力帳票を選択し、画面右上の「復元」アイコンをクリックすると、該当の入力帳票を復元できます。

外部連携Web API を使用して削除する方法

i-Reporteでは外部連携Web APIを通じて、お客様のプログラム上から直接i-Repo Serverにリクエストを行い、帳票データを削除することができます。

【前提条件】

• 外部連携Web API オプションのご契約が必要です。

• お客様にてプログラムの作成が必要です。

• 帳票削除API 入力帳票の削除が可能です。

• 多条件指定対応 帳票定義ID、入力帳票ID、ラベルID、日時範囲などの条件で対象帳票を絞り込み可能です。

詳細は、「外部連携 Web APIＩ／Ｆ仕様書」＞ 帳票削除API

をご参照ください。

【外部連携Web API 利用時の制限事項と注意点】

• 帳票削除APIのリクエストパラメーター mode を指定することで、削除方法を選択できます。 ※mode 0:論理削除、mode 1:物理削除。既定値は0:論理削除。 入力帳票の論理削除（ 「ゴミ箱」へ移動）では、データ容量は削減されません。 必ず物理削除（ 「ゴミ箱」から削除）も行ってください。

• 物理削除（ 「ゴミ箱」から削除）した入力帳票は復元できません。

• サーバー負荷を軽減するために、削除処理は1件ずつ実行してください。 短時間での大量削除を避けたり、可能な限り業務時間外で実施するなど、安定したシステム運用にご協力をお願いいたします。

• 帳票削除APIのオプションパラメーター transactionMode="1" で実行することで、内部処理を最適化できます。 システム負荷を軽減するため、上記パラメータの指定を推奨します。

• 名称制限に抵触する場合は、「帳票ファイル取得API」をお試しください。

outputフォルダ内のファイル 削除方法

outputフォルダは、自動ファイル出力の出力先フォルダです。 こちらに出力ファイルが溜まりすぎると、容量逼迫の原因になります。

outputフォルダ内のファイルは、お客様のクライアント端末（PC）からWebDAV接続を行って削除作業を実施します。

【WebDAV接続に必要な情報】

i-Reporter納品時の納品メールに記載されている、下記情報をご用意ください。

• 接続先URL情報（WebDAVサーバーアドレス）

• 接続時のID、パスワード

上記情報が不明な場合は、サポートWEBの「サポート受付」フォームよりお問い合わせください。

【手順】

1. WebDAVクライアントソフトウェアをPC上で起動します。

2. 納品メールに記載されたWebDAV接続情報を設定します。

3. 接続後、不要なファイルを選択して削除します。

【注意】

• outputフォルダ内のファイルは、一度削除すると元に戻せません。 必要なデータは、削除作業前に必ずバックアップを行ってください。

• 大量のファイルを削除する場合、サーバーに負荷がかかることがあります。

• ファイルが一定数以上になるなど特定の条件下では、WebDAV接続越しにファイルが表示されない場合があります。その場合は、一度弊社へご相談ください。